CTO Service — планирование дел, часть 2

CTO Service — планирование дел, часть 2

CTO Service

CTO Service — сначала и навсегда, часть 1 — прошлая запись была вводной, в ней мы определили суть CTO, определили то, к чему стремимся, а сейчас продолжим более подробное раскрытие темы. Стоит сразу заметить — нет смысла просто читать записи, стоит извлекать из этого максимум, ведь в моих сутках, как и в Ваших — 24 часа. И все, что мы делаем, стараемся либо уместить в это время, либо пускаем на самотек. «Все успеть» — в этом и заключается суть планирования дел. Это работает на 100%, т.к. Ваше время остается под Вашим контролем и для Ваших дел. Но обо всем по порядку, т.к. имеется ряд коварных нюансов.

Уверен, первое,  к чем обратится человек — это To Do List, по простому «список дел». Возможно, некоторым он знаком с детства, потому что родители брали с собой в магазин заранее подготовленный список покупок и т.д. Да, действительно удобно, чтобы ничего не забыть, все разом записать на листик и носить его с собой, торжественно вычеркивая выполненные задания. И вот тут как раз находится несколько серьезных ошибок.

Листики бумаги и стикеры неэффективны не только из-за своего свойства теряться, мяться и прятаться по карманам, но и потому что они не хранят нужной информации для планирования и выполнения какого-либо действия. Раз уж человек задумывается об CTO и тайм-менеджменте в целом, то ему сразу же стоит завести ежедневник (либо электронный аналог). Это очень важно — сразу иметь удобный инструмент тайм-менеджмента, который структурировано хранит в себе записи и планы на текущий день, неделю, месяц, год. Благодаря ежедневнику вы можете сразу сделать запись на следующую неделю или месяц, она не потеряется и вы о ней не забудете, т.к. в итоге подойдете к ней.

Часто бывает, что список дел растягивается и задания в нем в большей степени только добавляются. При этом человеку неудобно работать со списком дел — выполненные задания теряются среди незавершенных, невыполненных, постоянно приходится перелистывать ежедневник и в итоге получается, что удобнее работать вообще без этих дурацкий записей. В чем ошибка? Все очень просто — вначале тайм-менеджмента трудно понять все и сразу, перейти на новый ритм. Но нет ничего невозможного, поэтому стоит сразу разделить краткосрочные и долгосрочные планы. Долгосрочные планы, для их 100% завершения необходимо разбить на подпункты, записывать их наряду с ежедневными делами. А чтобы не возникало путаницы среди завершенных и незавершенных задач, стоит обрабатывать все ежедневные задания. То, что выполнили — вычеркивайте, то что стоит доделать или вовсе «не успели» переносите на следующий день. Таким образом, переворачивая лист в ежедневнике, Вы «закрываете» день — необходимые задания выполнены, некоторые перенесены и запланированы на другие дни, но самое главное — все задания обработаны, нет неразберихи, чувства незавершенности и обремененности. Лучше понять принцип обработки планов поможет следующий лист ежедневника:

Planer

На рисунке представлен рекомендованный тип ежедневника, т.к. на одной странице представлен один день. Есть отметки об обработке заданий (выполненных, выполняющихся и перенесенных), расстановка приоритетов (об этом читайте в следующей записи), список дел, планы по часам и записи в течении дня (комментарии, заметки и т.п.)

Лучше всего заниматься планированием дня, разумеется, с утра. Выделяйте на это 10 минут своего времени — больше не понадобится. Часть дел и планов была занесена ранее, часть перенеслась со вчерашнего дня, появились новые идеи и задания — список дел готов. Остается только расставить приоритеты для корректного выполнения задач, но об этом поговорим в следующей статье.

Подведем итог. Для корректного и работающего планирования дел нам понадобится ежедневник (либо электронный аналог) с возможностью внесения записей по неделям и месяцам (долгосрочные проекты, события). В течение нового дня составляется список дел, с учетом поступивших и обработанных ранее заданий.

 

Содержание