Прошлая запись CTO Service — сначала и навсегда, часть 1 была вводной, в ней мы определили суть CTO, определили то, к чему стоит стремимся, а сейчас продолжим более подробное раскрытие темы.
Стоит сразу заметить: нет смысла просто читать записи, стоит извлекать из этого максимум, ведь в моих сутках, как и в Ваших – 24 часа. И все, что мы делаем, стараемся либо уместить в это время, либо пускаем на самотек. “Все успеть” – в этом и заключается суть планирования дел. Это работает на 100%, т.к. Ваше время остается под Вашим контролем и для Ваших дел. Но обо всем по порядку, т.к. имеется ряд коварных нюансов.
Уверен, первое, к чем обратится человек – это To Do List, по простому “список дел”. Возможно, некоторым он знаком с детства, потому что родители брали с собой в магазин заранее подготовленный список покупок и т.д. Да, действительно удобно, чтобы ничего не забыть, все разом записать на листик и носить его с собой, торжественно вычеркивая выполненные задания. И вот тут как раз находится несколько серьезных ошибок.
Листики бумаги и стикеры неэффективны не только из-за своего свойства теряться, мяться и прятаться по карманам, но и потому что они не хранят нужной информации для планирования и выполнения какого-либо действия.
Раз уж человек задумывается об CTO и тайм-менеджменте в целом, то ему сразу же стоит завести ежедневник (либо электронный аналог). Это очень важно – сразу иметь удобный инструмент тайм-менеджмента, который структурировано хранит в себе записи и планы на текущий день, неделю, месяц, год. Благодаря ежедневнику вы можете сразу сделать запись на следующую неделю или месяц, она не потеряется и вы о ней не забудете, т.к. в итоге подойдете к ней.
Часто бывает, что список дел растягивается и задания в нем в большей степени только добавляются. При этом человеку неудобно работать со списком дел – выполненные задания теряются среди незавершенных, невыполненных, постоянно приходится перелистывать ежедневник и в итоге получается, что удобнее работать вообще без этих дурацкий записей. В чем ошибка? Все очень просто:
вначале тайм-менеджмента трудно понять все и сразу, перейти на новый ритм. Но нет ничего невозможного, поэтому стоит сразу разделить краткосрочные и долгосрочные планы.
Долгосрочные планы, для их 100% завершения необходимо разбить на подпункты, записывать их наряду с ежедневными делами. А чтобы не возникало путаницы среди завершенных и незавершенных задач, стоит обрабатывать все ежедневные задания. То, что выполнили – вычеркивайте, то что стоит доделать или вовсе “не успели” переносите на следующий день. Таким образом, переворачивая лист в ежедневнике, Вы “закрываете” день – необходимые задания выполнены, некоторые перенесены и запланированы на другие дни, но самое главное – все задания обработаны, нет неразберихи, чувства незавершенности и обремененности. И это очень важно!
Лучше понять принцип обработки планов поможет следующий лист ежедневника:
На рисунке представлен рекомендованный тип ежедневника, т.к. на одной странице представлен один день. Есть отметки об обработке заданий (выполненных, выполняющихся и перенесенных), расстановка приоритетов (об этом читайте в следующей записи), список дел, планы по часам и записи в течении дня (комментарии, заметки и т.п.)
Лучше всего заниматься планированием дня, разумеется, с утра. Выделяйте на это 10 минут своего времени – больше не понадобится. Часть дел и планов была занесена ранее, часть перенеслась со вчерашнего дня, появились новые идеи и задания – список дел готов. Остается только расставить приоритеты для корректного выполнения задач, но об этом поговорим в следующей статье.
Подведем итог. Для корректного и работающего планирования дел нам понадобится ежедневник (либо электронный аналог) с возможностью внесения записей по неделям и месяцам (долгосрочные проекты, события). В течение нового дня составляется список дел, с учетом поступивших и обработанных ранее заданий. В конце дня подводим итог и переносим незавершенные планы на следующие дни.
Серия статей про личностную эффективность и тайм-менеджмент:
- Сначала и навсегда
- Планирование дел
- Расстановка приоритетов
- Работа с сервисами, календарем, почтой
- Автоматизация рутинных операций
