Основы тайм-менеджмента для ИТ специалистов
Вы работаете каждый день, при этом часто возникает необходимость нарушить свой обед или задержаться на работе? Также порой приходится бывать в ситуации, когда выясняется, что какая-нибудь встреча или звонок позабыты? Не секрет, что у ИТ своя специфики и профессиональные обязательства тесно переплетается с личной жизнью. Если вы хоть раз ответили “да” на поставленные вопросы, значит тайм-менеджмент вам мало знаком. Стоит задуматься о том, как вы используете свое время. Тайм-менеджмент – полезная вещь, ведь она “экономит” наше драгоценное время.
Большинство людей узнали о тайм-менеджменте в момент переосмысления своего рабочего дня, при смене работы, но чаще всего, когда хотели получить повышение. И как бывает всегда – чем больше вкладываешь, тем больше получаешь.
Чтобы достичь своих краткосрочных или долгосрочных целей, управление временем является критическим моментом для определения приоритетности задач, планирования встреч, электронных писем, проектов и много другого, не говоря уже о семейных обязательствах. Какие шаги нужно предпринимать, чтобы получить часть своего времени “назад”? Ниже представлено 10 принципов и основ, которые помогут нам, ИТ специалистам, в организации своего рабочего процесса, профессионального развития и гармоничной личной жизни. Стоит заменить – как и большинство навыков, тайм-менеджмент при должном подходе можно хорошо развить.
1) Планирование – ключевой элемент тайм-менеджмента
Держите всегда под рукой необходимые “инструменты” планирования – ежедневник, органайзер, КПК. Старайтесь записать все ваши мысли и планы наиболее полно, так чтобы, обратившись к записи, вы смогли быстро начать работать по описанной задаче. Подробнее о планировании дел. Большинство из нас имеют планшет/КПК/смартфон/ноутбук. Эти устройства пребывают с ними большую часть суток, стоит использовать их и для тайм менеджмента, установив на них специализированное ПО. Это прекрасные инструменты с возможностью быстрого внесения изменений, записей, долгосрочного планирования и напоминания.
Организовывайте свой список дел вначале дня, добавляя и вычеркивая из него поставленные задачи. Суть в том, что вы не забиваете себе голову всеми вашими делами – их помнит и напомнит ваш ежедневник. Перед завершением рабочего дня – проверьте и обработайте список. Потратив по 5-10 минут в начале и конце рабочего дня вы получите полный контроль над своими планами, целями, обязательствами.
Следите за длинной списка дел, не делайте его слишком большим, иначе он перестанет “работать” на вас. Объединение всех своих планов (личных и рабочих) в один список является наилучшей практикой.
2) Многозадачность не работает
По факту, если человек выполняет сразу несколько дел, он лишь чувствует себя эмоционально более удовлетворенным работой. Продуктивность остается на одном и том же месте. Повышается в большинстве случаев утомляемость и вероятность выполнить какую-либо работу с ошибкой/некачественно…не профессионально. Нам это не нужно. Поэтому выполняйте задачи одну за другой в зависимости от приоритета. Установлено, что человек наиболее эффективен при концентрации на одной вещи.
Совмещать, к примеру, можно лишь те дела, которые выполняются автоматически – архивирование, резервное копирование данных, развертование VM и подобные операции.
3) Расстановка приоритетов
Просмотрев списки дел, порой можно ужаснуться – сколько всего нужно сделать. Поэтому по завершению составления списка дел – расставьте приоритеты.
4) Установка целей и сроков
Данный пункт тесно связан с первым. Составить планы и задачи – это одно важное дело, но за ним стоит ряд других не менее важных условий. Все что мы делаем – должно быть направлено на достижение какой-либо цели. Поэтому очень важно выделять основные и второстепенные цели, это сделает более наглядным ваше планирование в рамках развития карьеры и повседневной деятельности.
Сроки имеют решающее значение для исхода любого проекта или задачи. Отсутствие временных сроков или объективных временных рамок является основной причиной стресса. Если времени изначально недостаточно, то это окажет в будущем существенное давление на вас или вашу команду. Поэтому выделяйте чуть больше времени на намеченное дело.
5) Использовать время для размышлений
У каждого из нас есть такое время, когда лучшее, что у нас получится – это поразмышлять и помечтать. К примеру, часть выходного дня или же время по пути на работу/тренировку/за чашечкой кофе и т.п. Мечтать и представлять себя в будущем – это очень полезное занятие, т.к. то, о чем мы думаем и четко представляем – намного проще воплотить в жизнь. Также это время поможет пересмотреть приоритеты, что-то убрать или добавить в жизнь.
6) Мониторинг времени
Большой шаг в направлении тайм-менеджмента – это измерение потраченного времени. Можно сказать точнее – знать на что вы тратите свое время. Для этого существует огромное количество специализированных программ на всех доступных платформах. Например:
iPhone
- aTimeLogger www.atimelogger.com
- Eternity Time Log Lite www.komorian.com/eternity.html
Android
- Android Time Card Free
- Time Recording
- TimeCatcher
PC or Mac
- Google Calendars
- www.toggl.com
- Harvest www.getharvest.com
- Tick tickspot.com
Возьмите один или два дня и запишите/замеряйте все выполненные дела.Не переживайте – вы не будете выглядеть как одержимый, наоборот, вы очень удивитесь результатам данного эксперимента. Вам станет ясно, где можно взять/сохранить время и почему его не хватает. Для ИТ специалистов это актуально как никогда.
7) Не откладывайте
Промедление может сыграть с вами злую шутку. Откладывать до последней минуты, например, составление отчета по используемому оборудованию или лицензиям ни к чему хорошему не приведет. Хотя мотивация – тема отдельной статьи, стоит усвоить сразу – не пугайтесь важных задач, просто сделайте для себя “вознаграждение” по их завершению. Это может быть – чаепитие, прогулка или же посещение комнаты отдыха.
8) Восстанавливайте силы
Как бы то ни было, если человек много работает не факт, что он продуктивен. Придерживайтесь всеми известной истины – чтобы хорошо работать, нужно хорошо отдыхать. Правильно питайтесь, регулярно занимайтесь спортом и высыпайтесь!
9) Ликвидация “отвлечений”
Где бы мы не работали, везде присутствуют отвлекающие факторы – социальные медиа, электронная почта, коллеги и пользователи.
Что же можно сделать? Если вы использовали мониторинг времени – можно понять, что соц. сети, месенджеры и чаты отнимают максимум времени. Используйте только рабочие контакты (для деловой переписки), при этом отключив все индикаторы и оповещения. Не бойтесь пропустить важное сообщение – установите время на проверку почты и не забывайте, если случилось что-то действительно важное, вы об этом точно узнаете не из jabber.
Подробнее читайте в следующих статьях на страницах сайта gotoADM.ru или оформите подписку.
10) Делегирование
Вы всегда в “бегах” или отстаете от графика? Вы пропускаете обед или делаете это за своим рабочим столом? Стоит признать, что все успеть невозможно, поэтому для эффективного использования своего времени и достижения поставленных целей необходимо выполнять делегирование функций и задач на других участников команды, семьи и т.д.
Подробнее читайте в следующих статьях на страницах сайта gotoADM.ru или оформите подписку.
